Thông tin quan trọng trong nhóm bị trôi: ba cách giữ lại
Bảng giá, chính sách, hướng dẫn — những thứ hỏi đi hỏi lại. Cách tổ chức để không phải trả lời lần thứ mười.
Cùng một câu hỏi được hỏi lần thứ mười không phải lỗi thành viên. Là vì thông tin đã trôi mất và không có chỗ nào để tra.
Ba cách giữ, dùng cùng lúc
1. Ghim. Zalo cho ghim tin nhắn. Ghim tối đa 3–5 tin, nhiều hơn là không ai đọc. Ưu tiên: luật nhóm, bảng giá, cách đặt hàng.
2. Tin "mục lục" cập nhật định kỳ. Một tin duy nhất chứa mọi thông tin quan trọng, chỉnh sửa khi có thay đổi thay vì đăng tin mới. Ghim tin này lên đầu.
3. Một trang ngoài nhóm. Ghi chú, trang web, hoặc tài liệu chia sẻ. Đường dẫn để trong tin ghim. Ưu điểm lớn nhất: sửa một chỗ, mọi nơi cùng cập nhật.
Vì sao cần cả ba
Ghim có giới hạn số lượng. Tin mục lục dài thì người ta không đọc hết trên điện thoại. Trang ngoài thì một số người ngại bấm đường dẫn.
Dùng cả ba, mỗi cái cho một loại thông tin:
- Ghim: thứ cần biết ngay
- Mục lục: thứ tra khi cần
- Trang ngoài: thứ dài, có hình, hay đổi
Nội dung nên có
Sáu mục phủ hầu hết câu hỏi:
- Bảng giá và đơn vị tính
- Phí ship theo khu vực, thời gian giao
- Chính sách đổi trả và bảo hành
- Cách đặt hàng, hình thức thanh toán
- Giờ làm việc và cách liên hệ
- Câu hỏi thường gặp
Cập nhật khi nào
Đặt lịch rà lại mỗi tháng một lần, và rà ngay khi có thay đổi giá hoặc chính sách.
Thông tin ghim mà sai là tệ hơn không ghim: khách tin vào nó và bạn phải xử lý hậu quả.
Cách trả lời khi có người hỏi lại
Câu "đã ghim trên đầu rồi bạn ơi" dễ nghe như trách, bạn thử nhẹ nhàng gửi lại thông tin kèm lời cảm ơn nhé. Trả lời câu hỏi, rồi thêm một câu: "Em ghim thông tin này trên đầu nhóm luôn rồi, chị tiện tra lại lần sau nhé."
Vừa được việc, vừa dạy người ta biết chỗ tra.