Nhóm nội bộ cho nhân viên: tách khỏi nhóm khách và tổ chức thế nào

Đội nhỏ hay dùng chung một nhóm cho mọi thứ. Đến khi cần tìm lại một thông tin thì mất nửa tiếng cuộn tin.

Tách ít nhất hai nhóm

Nhóm điều hành — giao việc, thông báo, quyết định. Ít tin, tin nào cũng quan trọng.

Nhóm tán gẫu — ảnh, chuyện vui, ăn trưa. Không giới hạn.

Gộp hai loại này là lý do chính khiến người ta tắt thông báo nhóm công ty, và rồi bỏ lỡ thông báo thật.

Luật cho nhóm điều hành

Ba dòng:

• Chỉ đăng việc cần cả đội biết. Việc của một người thì nhắn riêng.
• Thông báo quan trọng phải ghim.
• Không dùng nhóm này để giao việc có hạn — việc có hạn phải nằm trong danh sách việc, không trôi theo dòng chat.

Dòng thứ ba là quan trọng nhất và hay bị bỏ qua nhất.

Vì sao không giao việc qua chat

Việc giao qua tin nhắn có ba vấn đề:

• Trôi xuống dưới sau vài giờ
• Không ai biết đã xong hay chưa
• Người mới vào không thấy được việc đang dở

Chat để trao đổi, danh sách việc để theo dõi. Hai thứ khác nhau và thay thế nhau không được.

Người mới vào nhóm

Ghim một tin "bắt đầu từ đây" gồm: nhóm này để làm gì, ai phụ trách gì, tìm tài liệu ở đâu. Cập nhật mỗi khi có thay đổi.

Không có tin này thì người mới phải hỏi lại những câu mà người trước đã hỏi, và ai cũng mất thời gian.

Khi nhân viên nghỉ

Gỡ khỏi nhóm vào ngày cuối, không sớm hơn. Gỡ sớm trước ngày cuối là dấu hiệu không tin nhau, và người ở lại đều nhìn thấy điều đó.

Nếu nhóm có thông tin nhạy cảm (giá vốn, danh sách khách), rà lại xem có cần đổi thứ gì sau khi họ đi không.