Mỗi khách một người phụ trách: cách chia hội thoại cho đội nhỏ

Hộp thư chung giúp cả đội cùng thấy tin nhắn. Nhưng nếu không rõ ai phụ trách, mỗi người lại nghĩ người kia đã trả lời. Chia việc rõ ràng giúp mọi khách đều được chăm sóc chu đáo.

Ba cách chia phổ biến

Theo kênh. Người A lo Zalo showroom, người B lo fanpage. Đơn giản, hợp với đội mới bắt đầu.

Theo khu vực hoặc sản phẩm. Khách miền Bắc cho người này, khách miền Nam cho người kia; hoặc người chuyên sofa, người chuyên bếp. Hợp khi sản phẩm cần tư vấn sâu.

Xoay vòng. Hội thoại mới lần lượt chia cho từng người. Công bằng, hợp với đội đông và sản phẩm đơn giản.

Vài nguyên tắc giúp mọi thứ trơn tru

• Khách cũ quay lại thì về lại người đã chăm sóc trước đó
• Người phụ trách nghỉ phép thì chuyển tạm cho một người cụ thể, không để "ai rảnh thì trả lời"
• Ai cũng thấy được hội thoại đang thuộc về ai, để không chen ngang

Quản lý nhìn được toàn cảnh

Khi mỗi hội thoại có một người đứng tên, quản lý dễ dàng thấy ai đang có nhiều khách chờ, ai cần hỗ trợ thêm. Việc phân công trở thành công cụ giúp đội làm việc nhẹ nhàng hơn, chứ không phải để giám sát.