Quản lý tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ: bắt đầu từ một bảng đơn giản

Nhiều doanh nghiệp mua phần mềm kho rồi bỏ không sau hai tháng vì nhập liệu quá mệt. Bảng tính dùng đều tay hiệu quả hơn nhiều.

Chia hàng làm ba nhóm

Không phải món nào cũng cần theo dõi như nhau.

Nhóm A — đếm kỹ. Hàng đắt, hàng bán chạy, hàng khó nhập lại. Thường chỉ chiếm 20% số mã nhưng 80% doanh thu. Cập nhật mỗi khi xuất nhập.

Nhóm B — đếm định kỳ. Hàng bán đều, giá trung bình. Kiểm mỗi tuần.

Nhóm C — đếm khi nhớ. Phụ kiện rẻ, hàng lặt vặt. Kiểm mỗi tháng, hết thì nhập.

Cố đếm kỹ cả ba nhóm là lý do chính khiến người ta bỏ cuộc.

Bảng tối thiểu

Sáu cột cho nhóm A và B:

• Mã / tên hàng
• Tồn đầu kỳ
• Nhập
• Bán
• Tồn cuối
• Mức cảnh báo (còn bao nhiêu thì đặt thêm)

Cột cuối là cột quan trọng nhất và hay bị bỏ. Không có nó thì luôn phát hiện hết hàng khi đã hết thật.

Đặt mức cảnh báo thế nào

Số bán trung bình mỗi tuần × số tuần chờ hàng về × 1,5

Ví dụ bán 10 cái/tuần, hàng về mất 2 tuần → cảnh báo ở 30 cái.

Hệ số 1,5 để dự phòng lúc bán tăng đột biến hoặc hàng về chậm.

Kiểm kho thật

Bảng tính bao giờ cũng lệch so với thực tế — do hàng lỗi, hàng tặng, ghi sót. Kiểm đếm thật mỗi tháng một lần với nhóm A, mỗi quý với nhóm B.

Lệch dưới 3% là bình thường. Trên 5% thì có vấn đề trong quy trình ghi chép, cần tìm ra chứ đừng chỉ sửa số cho khớp.

Khi nào nên dùng phần mềm

Ba dấu hiệu:

• Trên 200 mã hàng
• Bán nhiều kênh và tồn kho dùng chung
• Có từ 3 người cùng xuất nhập

Dưới ngưỡng đó, bảng tính dùng đều tay thắng phần mềm dùng nửa vời.